Voici une question que votre potentiel futur employeur pourrait fort bien vous poser et quelques éléments de réflexion pour vous préparer à y répondre !
Et voici quelques-unes des étapes sur lesquelles je plancherais pour préparer un plan à 90 jours que je pourrais proposer à mon futur employeur dès les premiers entretiens :
a. Rencontrer le sponsor du PMO ou le comité de direction pour établir les objectifs et rôles clés du PMO.
Ceux-ci peuvent très largement varier d’une société à l’autre tant en contenu qu’en priorité: Mettre les projets sous contrôle, former les PMs, définir les livrables de projets et de suivi de leur production, choisir une ou plusieurs méthodologies en fonction des types de projets, définir les règles de priorisation des projets, d’allocation des chefs de projet, établir un centre compétences en PM…
En gros, je dois comprendre « pourquoi un PMO ? », quels seront sa raison d’être et ses critères de succès ?
b. Constituer la meilleure équipe possible.
En réalisant un premier inventaire des compétences existantes, des forces et faiblesses, des manques évidents à combler par de nouveaux recrutements (internes ou externes, temporaires ou permanents)… je réalise un rapide état des lieux et j’apprends à connaitre les membres de la future équipe PMO.
c. Réaliser un inventaire des projets en cours et planifiés.
Quel est notre point de départ ? Pour pouvoir juger de l’efficacité de la mise en place du PMO, je dois impérativement avoir une base de références, un point de départ auquel me référer pour constater objectivement les progrès accomplis au fil de l’implémentation et des changements. Donc, j’ai besoin de connaitre le nombre et les types de projets, leur criticité, état d’avancement, risques, bénéfices attendus et alignement sur les stratégies de l’entreprise, ressources à disposition… J’identifie les plus clivants et importants qui nécessiteront de ma part une plus grande attention.
d. Définir et collecter quelques métriques de base pour ces projets.
Retour sur investissement, retard par rapport au plan approuvé, écart de coûts par rapport au budgété, burn-down charts pour les projets Agile, niveau de satisfaction des utilisateurs et clients…
Autant d’indicateurs que je dois essayer de collecter s’ils existent ou construire tout en faisant simple et pragmatique.
e. Mettre en place un tableau de bord de santé de projet avec les métriques définies au point précédent.
Je dois m’efforcer d’être synthétique, de viser la clarté et mettre en évidence les écarts et alignements de chaque projet avec la stratégie de l’entreprise.
f. Passer en revue les descriptions de postes de chef de projet actuellement ouvertes.
Je cherche ici à appréhender la culture en management de projet de l’organisation. Quel rôle est habituellement dévolu au générique titre de chef de projet ? J’essaie de comprendre les besoins et de mieux qualifier ces jobs.
g. Créer le plan de formation et le parcours professionnel en management de projet
Y-a-t-il en interne ou en externe un processus de certification des Chefs de projet déjà reconnu et accepté dans la société ? Quel jeu de compétence est selon moi primordial pour réussir les projets de l’entreprise ?
h. Mettre en place une méthodologie commune de management de projet
Modèles, boîtes à outils (en commençant petit en réutilisant ce qui est déjà bien répandu dans l’entreprise), logiciels de gestion des besoins / product backlogs, de planification des projets, de business case, de suivi des dépenses et de l’avancement, registre des risques et actions en cours… Méthodes traditionnelles et prédictives versus Agile ou un hybride des deux ?
i. Se mettre en position de contrôle du portefeuille de projets sous responsabilité du PMO
Je réalise avec les membres de l’équipe PMO et à partir de l’inventaire réalisé au point c., une liste priorisée de recommandations sur les projets en cours en nous basant sur la métrique du point e. et surtout sur l’alignement des projets sur la stratégie de l’entreprise du point a.
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