Que l’entreprise soit en plein développement ou qu’elle traverse des difficultés passagères, le contrôle de gestion est un des outils permettant de consolider les acquis et/ou d’anticiper les problèmes. Mais en quoi consiste-t-il et quels sont ses objectifs ?
Il accompagne les acteurs opérationnels dans le développement de leurs performances tout en étant le «garde-fou» de l’entreprise. Il s’agit du processus par lequel le dirigeant s’assure que les ressources sont utilisées avec efficacité (par rapport aux objectifs), efficience (par rapport aux moyens employés) et pertinence pour réaliser les objectifs.
Le contrôle de gestion a en effet pour mission de vérifier la bonne adéquation entre les stratégies définies avec les performances réalisées. Il contrôle, mesure et analyse une activité, une organisation, un service, un marché, un produit, un client. Les résultats obtenus sont présentés sous forme de tableaux de bord synthétiques à partir desquels identifier les axes d’amélioration possibles proposant les moyens pour les atteindre.
Pour cela, le contrôle de gestion doit être clairement positionné comme l’interface entre les services opérationnels (acteurs du terrain) et les services fonctionnels (acteurs d’aide aux opérationnels). Cela nécessite de la part du contrôle de gestion une très bonne connaissance des différents métiers de l’entreprise, un sens développé du relationnel et de la communication avec les acteurs de l’entreprise.
En effet, le contrôle de gestion ne peut se contenter de réceptionner les informations dont il a besoin. Il lui faut également s’assurer que cette information soit complète et de qualité.
Les objectifs du contrôle de gestion sont :
– contribuer à la définition de la stratégie ;
– suivre la mise en œuvre de la stratégie ;
– préparer l’allocation des ressources en conformité avec les objectifs à court terme et les objectifs stratégiques ;
– mesurer les performances ;
– piloter l’activité et prendre les actions correctrices.
Le contrôle de gestion doit être présent à tous les niveaux et dans toutes les fonctions avec deux buts principaux :
– permettre à chaque manager de piloter son unité de gestion pour prévoir et programmer des moyens et des étapes, contrôler les performances et réagir ;
– permettre à chaque manager de présenter les résultats qu’il a obtenus, les décisions qu’il a prises, l’objectif vers lequel il se dirige.
Les phases du processus
Planification. Le point de départ du contrôle de gestion est une planification au cours de laquelle définir les objectifs, à traduire ensuite en actes opérationnels à travers les politiques de commercialisation, d’investissement, de gestion des ressources humaines et de gestion financière. Dans cette phase il faut définir opérationnellement une stratégie concernant : les couples produit/marchés ; les investissements et désinvestissements ; l’organisation et la gestion des RH, l’adaptation de l’outil de production de cas échéant ; le financement.
Budgétisation. La phase budgétaire commence par la fixation des objectifs induits à court terme, qui découlent des programmes d’action à moyen terme, mais tiennent compte des contraintes et des plans d’action décidés pour l’année à venir.
L’essentiel de cette phase est dans la définition, la coordination et l’approbation des plans d’action de l’entreprise. C’est le stade de la mise en œuvre commerciale, de production, d’achat, de moyens humains, financiers… en évaluant les résultats futurs, en vérifiant l’utilisation des moyens par rapport au plan de résultats et en modifiant l’exécution et les plans d’action.
Action et suivi des réalisations. La phase primordiale qui suit la budgétisation est celle de l’exécution des plans d’action, leur traduction en faits pour atteindre les objectifs.
Le processus de contrôle est donc indissociable de la gestion de l’entreprise, il aide à la formalisation des phases d’activité en insistant sur l’aménagement des moments de réflexion/prévision qui permettent de choisir les meilleurs plans d’action. La mise en place d’un contrôle de gestion se fait grâce à l’utilisation d’outils divers notamment les plans à long et moyen terme, les études économiques ponctuelles, les statistiques extracomptables, la comptabilité générale et la comptabilité analytique, la technique des ratios, les tableaux de bord.
Mesure des résultats. La dernière étape consiste à analyser les résultats afin d’identifier les mesures correctives nécessaires.
Aujourd’hui, les décideurs ne demandent pas seulement au contrôle de gestion de calculer les coûts et de mesurer les résultats a posteriori mais de suivre en permanence la performance de l’ensemble des activités pour aider en temps réel les prises de décision tout au long du processus stratégique et opérationnel.
Une organisation à mettre en place
Mettre en place le contrôle de gestion implique de penser son organisation administrative et son système d’information (CRM, logiciel comptable…), pour récupérer rapidement les informations nécessaires et les traiter.
Les indispensables
Les différents outils généralement mis en place par le contrôle de gestion sont :
– un reporting sous forme d’indicateurs clés ;
– des tableaux de bord dont la fréquence varie en fonction des besoins et des activités ;
– l’élaboration d’objectifs annuels révisables en cours d’année ;
– un business plan mobile sur 3 ans ;
– le calcul des coûts de revient des produits et des services proposés, des différents processus internes.
Le contrôle de gestion dans les PME
Dans les PME, les tâches et les services ne sont pas toujours clairement isolés. Les membres sont plus polyvalents car les moyens sont limités. Les participants communiquent directement entre eux de manière informelle.
La structure souvent floue s’adapte aux évolutions de l’entreprise. Le dirigeant est le décideur principal. Son style de commandement est prépondérant pour orienter le mode de fonctionnement et de gestion de l’entreprise, l’importance du contrôle et de la délégation des pouvoirs.
Le rôle du contrôle de gestion dans une PME est pourtant identique et tout aussi important que dans une entreprise plus grande. Les outils et les procédures du contrôle de gestion lui sont applicables, à condition de respecter ses spécificités.
La position dans l’organigramme est ainsi fonction du nombre de personnes et des services mis en place :
– le comptable chargé de la comptabilité générale et analytique qui élabore les budgets et utilise les techniques du contrôle,
-·le dirigeant si l’entité est petite ou s’il souhaite coordonner et suivre lui-même les activités.