Une des nombreuses compétences requises d’un chef de projet est la capacité à poser des questions et à persévérer jusqu’à ce qu’une réponse claire soit obtenue. Beaucoup de pièges dans les projets pourraient être évités si les questions étaient pleinement articulées et si on obtenait des réponses claires et détaillées.
Trop souvent les secteurs d’un projet qui devrait être clairement définis ne le sont pas. Des assomptions sont faites sur qui est responsable de quoi, et même pire, des suppositions sont faites sur ce que sont exactement les objectifs fonctionnels et quels bénéfices le projet apportera à l’organisation.
Dans notre enthousiasme à commencer sur un nouveau projet passionnant, il est facile pour chacun, pas seulement le chef de projet, de se jeter dans les premières étapes de préparation d’un projet et la découverte de ses parties passionnantes. Mais, en ces temps économiques incertains, chaque projet devrait amener des bénéfices substantiels au business et qui puissent être précisément mesurés. Les bénéfices pourraient être des réductions de délais ou de coûts, mais ils pourraient également avoir pour objet de maintenir une certaine réputation (ou la rétablir). Ils ne sont donc pas toujours faciles à mesurer et ne peuvent pas toujours être précisément estimés à l’avance. Néanmoins, les avantages attendus devraient être documentés pour que soit clair pour toute personne impliquée pourquoi le projet est nécessaire.
Aucune liste de questions n’est jamais complète, mais voici 20 questions qu’un chef de projet devrait toujours poser, indépendamment du type de projet sur lequel il travaille et quelque soit le type d’organisation :
- Quels sont les objectifs business que le projet aspire à réaliser ?
- Quel bénéfices business ces objectifs délivreront-ils si atteints ?
- Quelles seront les conséquences sur le business (financières, réputation, etc.) si le projet n’est pas entrepris ou échoue à atteindre les objectifs ?
- Existe-t-il des alternatives « faciles à réaliser » à ce projet ? Parfois d’autres solutions existent qui n’exigeront pas les mêmes coûts qu’un projet complet.
- Y-a-t-il des inconvénients à l’implémentation de ce projet ? Des licenciements économiques pourraient être nécessaires, mais il pourrait y en avoir d’autres moins évidents.
- Qui est la partie prenante principale, avec la responsabilité suprême de piloter le projet à terme ? Il est important que quelqu’un de senior prenne la propriété d’un projet. Cette personne ne devrait jamais être le chef de projet.
- Qui est responsable d’assurer des ressources appropriées (le temps, les personnes et l’argent) sont allouées au projet ? Cela devrait être quelqu’un avec l’autorité pour allouer toute ressource exigée.
- Qui sera responsable de se décider si le projet continue ou pas après les enquêtes préliminaires ? Ce sera souvent un groupe de personnes, parfois avec des buts conflictuels.
- Le nouveau projet dépend-il de la livraison réussie d’un projet actuel ? Si c’est le cas, un rapport complet sur le statut du projet en cours de réalisation devrait être obtenu avant de s’engager sur le nouveau projet.
- Quels sont les critères de succès qui indiqueront que les objectifs ont été atteints et les bénéfices obtenus ?
- De nouveaux équipement/produits seront-ils exigés pour permettre la réalisation du projet, par exemple un nouveau logiciel est-il nécessaire ?
- Y aura-t-il des changements de personnel nécessaires (des licenciements économiques ou de nouvelles embauches) ?
- Le personnel existant aura-t-il besoin de formation, par exemple apprendre de nouveaux processus métier ?
- Quelles personnes, équipes ou organisations seront impliqués dans le projet ?
- Qui sera responsable de documenter les besoins business dans le détail ?
- Qui déterminera les délais intermédiaires et finaux ? Les projets où le service marketing, par exemple, choisit un délai ferme pour un projet informatique ont un beaucoup moins réussi que quand des évaluations éduquées sont faites par les ressources requises.
- Combien de provisions seront disponibles dans le budget ?
- Qui sera responsable de prendre les décisions pour inclure ou exclure des changements demandés une fois que le projet est démarré ?
- Les livrables de projet devront-ils être testés et, s’il en est ainsi, par qui ?
- Qui fournira l’approbation finale du livrable de projet ?
Il y a beaucoup plus de questions que l’on pourrait poser pour s’assurer qu’un projet commence avec de bonnes chances de succès. Mais il est aussi important d’obtenir des réponses appropriées. La majorité des gens aura reçu la formation nécessaire pour aider les chefs de projet à développer une série des questions qui soit la plus adéquate pour leur domaine d’activité. Ceux qui sont nouveaux dans le management de projet peuvent bénéficier de bases de connaissances comme APM Introductory certification ou une des certification PMI.
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